Microsofti Office 365 kohta räägiti paar aastat tagasi Microsofti konverentsil, et sellest saab suur murrang Microsofti Office´i tooteperes: kontoritarkvara kolib jäädavalt pilve. Ometi tuli veel välja installitav Office 2013 ja Office 365 järgnes sellele kui kontoritarkvara veebipõhine variant, Office-on-the-go ehk kontor pilvega igal pool kaasas.
Office 365 kontole saab sisse logida mitte just igasugusest arvutist. Vaja läheb Windows 7 või 8-ga arvutit, millel on Internet Explorer 9 või uuem, Mozilla Firefox 12 või uuem, Apple Safari 5 või uuem, Google Chrome 18 või uuem. Seega peab arvuti olema üsna uus ja lootus kuskil internetikohvikus tööd teha ei tule kõne alla. Samas - võrreldes paari aasta taguse olukorraga on siiski toimunud edasiminek ja toetatakse pea kõiki enamlevinud brausereid.
Märtsi alguse seisuga oli ärikasutaja jaoks üheksa erinevat Office 365 versiooni. Rääkimata kodukasutaja, tudengi ja valitsusasutuse versioonidest. Kuna versioone pole vaja enam liinil DVD-dele pressida ja pappkarpi panna, siis tehakse neid rõõmuga aina juurde ja kasutaja peab omale ise sellest võrdlustabeli veergude rägastikust sobivaima välja valima.
Eesti väikefirmale, kus on kuni 25 töötajat, sobiks näiteks Office 365 Small Business Premium, mille eest küsitakse 159 dollarit kasutaja kohta aastas või 15 dollarit kuus. Iga kasutaja saab uusima Office´i installida kuni viide masinasse.
AM-ile anti aga testimiseks tunduvalt soodsam Office 365 Home Premium, millega saab ka kaasa kuni viis installi arvutitesse ja mille eest küsitakse raha alla 10 dollari kuus. Selle raha eest saab viide arvutisse paigaldada uusima Office´i (praegu Office 2013), kuhu kuulub Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Publisher, Access, lisaks 20 GB SkyDrive´i pilveruumi ja tasuta 60 Skype´i minutit iga kuu. Paraku on selle kõige kasutamine ärilistel eesmärkidel keelatud.
Allalaaditud uusimas Office´is on alati võimalus oma dokument ka pilve salvestada. Kui Kontor on pilve kolinud, siis nii ongi mõistlik, sest kõvakettal olevatele asjadele ei pääse mujalt ligi ja teistele jagada on ka keerulisem. Skydrive Pro-ga tuleb kaasa ka seadmete vaheline valikuline sünkroniseerimine.
Office 365 veebiportaalis on võimalik kõiki kasutajaid seadistada ja administreerida nende õigusi. Profiversioonis saab Exchange´i ja Lynci ka veebist hallata. Outlookil on meilide jaoks lausa offline ehk internetiühenduseta lahendus, mis töötab Windowsi / Microsofti brauserites. Testitud Home Premiumis muidugi kontorikasutajate ja exchange´i seadistamise võimalust pole. Varem on AM ka äriversiooni proovinud, kus esialgu on küll seadistusi raske leida, aga pikapeale harjub. Kuid keskkonna ülesehitus oli siis esimeste AM-i testijate jaoks segasevõitu. Näiteks ei saadud aru, kes mida jagatud asjadest näevad. Ka administraatori vaates on õiguste määramine ebamugav ja nõuab kasutusjuhendites tuhnimist, pole piisavalt intuitiivne. Aga see-eest on Eestiski juba palju Office 365 koolitusi – alati on võimalus lasta endale asi selgeks teha, kui ise kohe aru ei saa. Raha eest muidugi.
Wordi, Exceli ja Powerpointi veebirakendused on tavakasutaja jaoks lihtsad ja arusaadavad, sest vahet toimimises võrreldes arvutisse installitud rakendusega eriti pole. Natuke tüütu on aga brauseri kohatine aeglus menüüdes liikumisel - ilmselt on ikka väga head ja uut ja kiiret masinat vaja, et kõik sujuks. Kui juhtud brauseriakna sulgema, siis salvestatakse ka kõige viimasemad muutused, kunagi ei jää midagi pooleli.
Muidugi on kõik veebirakendused ka eestikeelsed, kui tellida eesti keele seadistus.
Kui firmal pole veebilehte, siis saab luua lihtsa veebipõhise redigeerijaga oma veebilehe koos vajalike tekstide, kontaktandmete ja piltide-kujundustega. Exchange´i teenuse saab ka, mis on väikefirmadele meelitav – varem oli Exchange nende jaoks liiga suur ja kallis. Exchange´i seadistamine võib tunduda küll keeruline, aga veebipõhine kasutamine on lihtne – enamlevinud brauserites näeb kõik välja nagu Outlookis ikka.
Office 365 on mugav, kui firmal (või kodus) on kõik Microsofti pilves, vaja on odavat Exchange´i, asjadele on vaja ligi pääseda mitmest masinast ja ka sealt, kuhu ise installida ei saa. Office 365 on aga natuke ebamugav, kui kasutusel on vanemad arvutid, millel pilveteenus (ja ka selle kaudu arvutisse installitud viimasem Office) ei jookse hästi. Lisaks võib tavakasutajatel oma failide jagamise, otsimise ja leidmisega probleeme tekkida. Aga kui arvutid tasapisi uuenevad ja kasutajad pilvetehnoloogiate ning brauserirakendustega lõplikult harjuvad, siis võib Office 365 olla päris hea lahendus Microsofti Office´i tootepere kasutajale, sest kasutajaliides on veebis Wordil, Excelil ja Powerpointil tuttav ja sama puhas-lihtne, nagu arvutisse installitud tootelgi.