Tehnoloogiaettevõtte HP andmetel on lähima 12 kuni 18 kuu jooksul dokumendihaldussüsteemide juurutamise juures kõige olulisem motivaator ja tulemuste mõõdik kulude vähendamine.
HP ettevõttelahenduste konsultant Axel Lüdemanni sõnul on traditsiooniliselt dokumendihaldussüsteemide juurutamise ja edasiarendamise taga olnud mitmed eesmärgid – efektiivsuse tõstmine, kontsernisisene standardiseerimine, turva- ja keskkonnakaalutlused. „HP usub, et need mängivad rolli ka edaspidi, ent täna on kõigi ettevõtete vahetuim eesmärk kulude vähendamine ja tuluvoogude kaitsmine. Dokumendihaldustehnoloogial on nende eesmärkide saavutamisel suur roll,“ rääkis Lüdemann.
Ettevõtete sisuhaldusteenuste pakkujate alaliidu AIIM-i 2008. aasta turuolukorra analüüs näitas, et tõhususe tõstmine on dokumendihalduse ja arhiivinduse motivaatorite seas esimesel kohal (nimetas 32% vastanutest). Järgnes protsesside ja tagasiside kiirendamine (28%). Selliseid tegureid nagu parem klienditeenindus, standardiseeritus ja kulude kokkuhoid märkis 2008 aastal vähem kui 7% vastanuist. „2009 aastal on oodata kulude kokkuhoiu tõusu dokumendihaldussüsteemi juurutamise või laiendamise põhjuste nimekirjas,“ lisas Axel Lüdemann HP-st .
Peamine põhjus, mis muudab dokumendihaldussüsteemi juurutamise idee nii ligitõmbavaks, on prinditud sõna jätkuv kohalolek ettevõtte äriprotsessis.
„Paber on ja jääb ettevõtete töövoo lahutamatuks osaks olles samas jätkuvalt ka probleemiks: info hoiustamise ja vahetamise vahendina on paber suhteliselt kallis, ebaturvaline ja suure keskkonnamõjuga. Turuanalüüsifirma Gartner andmeil[2] kopeeritakse iga dokumenti keskmiselt 9–11 korda (elektrooniliselt või füüsiliselt), ja see läheb maksma umbes 18 dollarit (u 215 krooni); dokumendi hoiustamine maksab umbes 20 dollarit (240 krooni) ja valesti hoiustatud dokumendi ülesleidmine umbes 120 dollarit (1440 krooni). Need kulutused on võrreldes kaudsemalt seotud kuludega (hoiuruumide rent, riiulid-kapid või transport) tühised,“ selgitab Lüdemann.
Lõppkasutajad aga usaldavad – olgu nad siis kliendid või töötajad – info analüüsimise, ülevaatuse ja otsuste langetamise juures endiselt paberit. Analüüsifirma Quocirca andmeil[3] on digitaalse sisu kasv tegelikult kaasa toonud ka prinditud sisu kasvu, ja turu-uuringufirma Lyra[4] nimetab aastatel 2000–2007 aset leidnud ülemaailmse tooneri- ja tindituru kasvu enneolematuks.
Dokumendihaldusstrateegiatega kaasnevad ka muud olulised keskkonnaplussid, ja neist omakorda tuleneb kulutõhususe kasv – peale paberi tarbimise vähenemise. Olgu põhjuseks osanike ootused või seadusandlik surve, ettevõtted peavad üha enam tähelepanu pöörama vee, energia ja muude ressursside jätkusuutlikule tarbimisele. Dokumendihaldusstrateegiad toovad kaasa töövoogude digitaliseerumise, mis vähendab keemiliste jäätmete teket ning vee- ja energiakasutust. See kõik omakorda suurendab ettevõtte kasumlikkust.
(HP pressiteade)